[Case-study] Маркетинг и продажи ROI4Presenter на единой CRM платформе HubSpot
News | 09.02.2023
Почему CRM HubSpot. Как объединить маркетинг и продажи
Проект онлайн-презентаций ROI4Presenter существует с 2021 года, а в начале 2022 года начал быстро масштабироваться и развиваться по всему миру. Но вместе с ростом появились новые вызовы: предыдущая модель работы с десятками разных бесплатных инструментов для маркетинга и продаж стала замедлять процесс роста.
Команда проекта начала подыскивать единую платформу CRM, для чего обратилась к интегратору HubSpot в регионе EMEA — Softprom, и после демонстрации возможностей HubSpot решилась на внедрение. Спустя год использования HubSpot команда ROI4Presenter с трудом верит, что все автоматические действия, доверенные HubSpot, когда-то делали вручную, а достигнутые результаты были когда-то далекими планами.
Результаты использования CRM HubSpot за год: База контактов увеличилась на 540%. Скорость обработки заявок с сайта выросла на 87%. Автоматизация почтовых рассылок высвободила больше 2 часов ежедневной работы SDR на другие задачи.
О проекте ROI4Presenter
Roi4Presenter — это сервис для удаленных интерактивных презентаций, созданный австрийской компанией ROI4CIO. Используя этот сервис презентер может проводить презентацию в любое время, для чего достаточно сгенерировать и отправить слушателю ссылку.
Слушатель, в свою очередь, может посмотреть презентацию в любое время, позвать презентера, задать вопросы, оценить презентацию и поделиться ссылкой со своими знакомыми или коллегами. Когда слушатель подключается к презентации, презентер получает уведомление, и может активно управлять слайдами презентации и вести диалог со слушателем. Решение позволяет проактивно взаимодействовать с аудиторией, повышать эффективность презентаций и экономить время.
Предпосылки для внедрения HubSpot Marketing Hub, Sales Hub
ROI4Presenter — это SaaS продукт для B2B рынка. На сегодняшний день работа над проектом состоит из усовершенствования и поддержки сайта, наполнения его контентом, маркетингового продвижения, работы отдела продаж и CusDev Team — поддержки существующих клиентов.
Команда у ROI4Presenter небольшая, около двадцати человек. Половину штата составляют технические специалисты, которые работают над совершенствованием самого продукта, а вторая половина — команда маркетинга, продаж и работы с клиентами.
Как у любого стартапа, у нашего проекта ограниченный бюджет: в первую очередь он распределяется на зарплаты сотрудников, а программное обеспечение для маркетинга и продаж финансируется по остаточному принципу, преимущественно, бесплатными инструментами. Именно поэтому на старте наш проект имел много разрозненных инструментов
Один инструмент использовался для поиска лидов и аутрича, другой инструмент использовался для e-mail рассылок, третьим была корпоративная телефония с мобильного номера, звонки по которому нигде не фиксировались. Клиентская база вообще являла собой гигантскую excel таблицу, в которую вручную вносились данные сотрудниками разных отделов, и которую периодически нужно было чистить и сверять с другими таблицами. Эффективность email-рассылок тяжело было оценить, так как большинство бесплатных инструментов для этих задач не предполагает расширенную аналитику - только факт отправки и открытия письма.
От разнообразия инструментов в коммуникациях с клиентами страдал и клиентский опыт. Общение с клиентами велось через электронную почту разными членами команды. Если на сайт поступало какое-то обращение, оно оказывалось в почтовом ящике отдельных менеджеров и иногда попросту терялось. Если по запросу клиента необходимо было задействовать другого специалиста, ему пересылалась вся история общения, а у него на знакомство с этой информацией уходило время. Иногда клиент вообще мог вести параллельное общение с разными членами команды, а они об этом узнавали чисто случайно.
Пока ROI4Presenter был на старте, подход с использованием разрозненных программ худо-бедно работал. Но как только проект начал масштабироваться, начала расти клиентская база и часть лидов необходимо было прогревать, быть с ними в постоянном контакте на разных этапах воронки, все начало сыпаться. SDR не могли нормально отслеживать стадию лида и кто за него ответственный. Задержка с ответами на запросы была то слишком длинной, то клиенту отвечали все и сразу. Стало понятно, что поставленные цели по привлечению новых клиентов проект не сможет выполнить.
Менеджмент задумался о надежном, едином решении для устранения хаоса данных из разрозненных инструментов лидогенерации, продаж, маркетинга и службы поддержки. Также требовалась удобное решение, которое помогло бы упростить и автоматизировать ручные процессы; хранить полученную информацию о контактах, этапах воронки; возможность посмотреть исторические данные по контакту; распределять задачи и смотреть результаты. К тому же, нужна была простота пользования, так как тратить время на то, чтобы разобраться с платформой, у команды не было.
Почему HubSpot подходит IT-стартапам лучше всего
О Hubspot команда ROI4CIO знала едва ли не с самого начала работы над проектом, но пользовалась сервисом редко, и только бесплатным функционалом. После нескольких встреч с партнером HubSpot, компанией Softprom, команда ROI4Presenter узнала о широких возможностях платных пакетов Marketing Hub Pro и Sales Hub Pro, и поняла, что с помощью HubSpot можно будет закрыть большинство не только текущих задач, но и задач будущего роста.
Уже в течении первого квартала использования платформы совместно с партнером удалось реализовать ряд первоочередных и важных задач:
- собрать, настроить и менеджерить все данные о контактах и компаниях, а также историю взаимодействия с ними, на единой платформе
- создать кастомные отчеты по всем первоочередным бизнес-показателям в разрезе команд и отдельных пользователей
- настроить таск-менеджер для делегирования задач и автоматического создания тасков по динамическим данным контактов
- установить трекинг код и сделать интеграцию с сайтом, настроить веб-аналитику
- создать чат-бот на сайте и использовать формы для быстрой передачи заявок отделу продаж
- освоить конструктор веб-страниц и лендингов
- создать шаблоны писем и с помощью workflow запустить процесс nurturing лидов
- присоединить аккаунты социальных сетей и рекламные кабинеты Facebook, Google и LinkedIn
- в качестве приятного бонуса — создать корпоративную подпись и ее расшифровку в коде.
Как и к любому новому инструменту, вначале вся команда отнеслась с опасением, но как оказалось, совершенно зря. Миграция данных и настройка аккаунта прошла быстро, и буквально через неделю все сотрудники проекта привыкли к интерфейсу HubSpot, а в течении месяца освоили его основные функциональные возможности.
На протяжении всего пути внедрения команда пользовалась поддержкой Softprom, а для базовых вопросов обращалась к базе знаний HubSpot.
Инструменты HubSpot, которые полюбила команда ROI4Presenter
Как было отмечено ранее, на текущий момент команда ROI4Presenter кроме собственно платформы CRM пользуется платными пакетами Sales Hub Professional и Marketing Hub Professional. И за время использования этих продуктов у сотрудников появились любимые и наиболее часто используемые инструменты.
Одна из самых часто используемых функций возникла в результате создания интеграции самого сервиса для проведения онлайн-презентаций ROI4Presenter и HubSpot. Это приложение также доступно в маркетплейсе HubSpot и позволяет всем пользователям раскрывать лучшие особенности ROI4Presenter.
С его помощью за определенным контактом или списком контактов через кастомно созданный фильтр можно удобно закреплять презентацию прямо в HubSpot. Благодаря этой опции команда ROI4Presenter знает, кто из потенциальных или действующих клиентов открывает слайд-шоу, а после окончания взаимодействия пользователя с презентацией получает персонализированный детальный отчет.
Также эта интеграция позволяет генерировать уникальную ссылку на презентацию, которую также легко отслеживать как из интерфейса HubSpot, так и с Gmail аккаунта (при установленных расширениях для почты HubSpot и ROI4Presenter).
Отсылая лидам письма со ссылкой на презентации из ROI4Presenter, команда проекта получает 360° обзор их взаимодействий с сервисом: аналитика HubSpot отслеживает все данные о письме, а аналитика ROI4Presenter — все данные о взаимодействии с презентацией. При этом вся информация подтягивается в карточку контакта HubSpot.
Отдел продаж наиболее активно пользуется возможностями удобного импорта для добавления контактов; функционалом тасков, чтобы за-асайнить себя или коллегу за контактом; возможностями сгенерировать ссылку на презентацию прямо в HubSpot. Сильно сокращает время на поиск контактов фильтры, ведь при значительном количестве контактов их нужно правильно сегментировать и распределять между менеджерами.
Также при взаимодействии с лидами сейлз отдел пользуется функционалом sequences, запуская серию персонализированных email рассылок из ранее подготовленных шаблонов (темплейтов). Удобно, что шаблоны поддерживают добавление медиа, а единожды добавленное медиа кем-то из команды отображается для всех. Это позволяет во внешней коммуникации придерживаться единого корпоративного стиля. На sequences в проекте настроена отдельная аналитика, которая отображается на дашборде. Там можно посмотреть все важніе показатели, как контакты взаимодействуют с рассылками: open rate, clicks rate, reply rate, meeting rate, no response, bounce rate.
Для маркетинговых контактов команда проекта пользуется функционалом workflow. Как и в случае с sequences, сотрудники создали папки для сортировки процессов: в основном, это разные события — промо-акции, маркетинговые кампании, выпуск обновлений продукта ROI4Presenter и тд. Кроме того, с помощью workflow в зависимости от выбранного триггера команда маркетинга создает и назначает автоматические действия. Например, для пользователей, которые скачали электронную книгу о ROI4Presenter создан workflow, который запускает прогревающие письма, и если пользователь их все откроет, то в конце workflow создается задача на SDR - связаться с лидом по телефону.
Также маркетинговая команда проекта использует инструмент форм - не только для сбора данных контактов с лендингов и вебсайта, а формы встроены в самих презентациях ROI4Presenter. В самом сервисе настраивается критерии запрашиваемой информации у зрителя, а все ответы попадают непосредственно в HubSpot.
И конечно же, один из самых незаменимых помощников — возможность делать самые разнообразные отчеты. Хотя все участники маркетингового отдела и отдела продаж ежедневно просматривают свои активности, репорты и аналитика позволяют видеть общую картину успехов и актуальных задач, над которыми работает вся команда.
Результаты внедрения CRM HubSpot
Не будет преувеличением сказать, что переход на Hubspot сплотил всю команду: он дал понимание того, как общие и отдельные задачи связаны внутри проекта, и как каждому отделу эффективнее делать свою работу. Коммуникация с действующими пользователями и новыми лидами стала более персонализированной — теперь новый пользователь не получает приветственное письмо от двух коллег одновременно. Намного улучшилась коммуникация с контактами по разным каналам — звонки, электронные письма, социальные сети.
За счет удобного интерфейса и нативно понятного функционала HubSpot, онбординг новых сотрудников проекта теперь проходит максимум неделю, а не так, как было раньше: месяцы стажировки, штудирования горы разрозненных таблиц и освоения разных инструментов. Как говорит команда ROI4СIO, которая продвигает свой продукт со слоганом “продукт экономит самое ценное, что у вас есть — время”, это же в полной мере касается и платформы HubSpot, которую они выбрали в качестве основного инструмента для построения маркетинга и продаж.
Кейсы клиентов, реализованные в HubSpot
Office Coffee с HubSpot ежегодно увеличивает доход на 40%
Как SNP удалось увеличить количество клиентов в 69 раз
Автоматизации маркетинга позволила GRAPHISOFT Italia увеличить MQL в 4 раза
Zapier увеличил конверсии на 50% благодаря качеству контента
Рост продаж в 5 раз: результаты внедрения HubSpot в Makers Turkiye
Softprom - авторизированный партнер HubSpot. Нужна консультация, заполняйте форму.