[Case-study] Маркетинг та продажі ROI4Presenter на єдиній CRM платформі HubSpot

Чому CRM HubSpot? Як об'єднати маркетинг та продажі

Проект онлайн-презентацій ROI4Presenter існує з 2021 року, а на початку 2022 почав швидко масштабуватися і розвиватися по всьому світу. Але разом із зростанням бізнесу з'явилися нові виклики: попередня модель роботи з десятками різних безкоштовних інструментів для маркетингу та продажів почала уповільнювати процес розвитку.

Команда проекту почала підшукувати єдину CRM платформу, для чого звернулася до інтегратора HubSpot у регіоні EMEA - Softprom, і після демонстрації можливостей HubSpot зважилася на впровадження. Через рік використання HubSpot команді ROI4Presenter важко віриться, що всі автоматичні процеси, довірені HubSpot, колись робили вручну, а досягнуті результати були колись далекими планами.

Про проект ROI4Presenter

Roi4Presenter  —  це сервіс для віддалених інтерактивних презентацій, створений австрійською компанією ROI4CIO. Використовуючи цей сервіс, презентатор може проводити презентацію в будь-який час, для цього достатньо згенерувати і відправити слухачеві посилання.

Слухач, у свою чергу, може подивитися презентацію у будь-який час, покликати презентера, поставити запитання, оцінити презентацію та поділитися посиланням зі своїми знайомими чи колегами. Коли слухач підключається до презентації, презентатор отримує повідомлення і може активно керувати слайдами презентації та вести діалог зі слухачем. Рішення дозволяє проактивно взаємодіяти з аудиторією, підвищувати ефективність презентацій та економити час.

Передумови для впровадження HubSpot Marketing Hub, Sales Hub

ROI4Presenter — це SaaS продукт для B2B ринку. На сьогоднішній день робота над проектом складається з удосконалення та підтримки сайту, наповнення його контентом, маркетингового просування, роботи відділу продажу та CusDev Team — підтримки існуючих клієнтів.

Команда у ROI4Presenter невелика, близько двадцяти чоловік. Половину штату складають технічні фахівці, які працюють над удосконаленням самого продукту, а друга половина – команда маркетингу, продажу та роботи з клієнтами.

Як у будь-якого стартапу, наш проект має обмежений бюджет: насамперед він розподіляється на зарплати співробітників, а програмне забезпечення для маркетингу та продажів фінансується за залишковим принципом, переважно, безкоштовними інструментами. Саме тому на старті наш проект мав багато розрізнених інструментів.

Один інструмент використовувався для пошуку лідів та аутрича, інший інструмент використовувався для e-mail розсилок, третім була корпоративна телефонія з мобільного номера, дзвінки за яким ніде не фіксувалися. Клієнтська база взагалі являла собою гігантську excel таблицю, в яку вручну вносилися дані співробітниками різних відділів, і яку періодично потрібно було чистити та звіряти з іншими таблицями. Ефективність email-розсилок важко було оцінити, оскільки більшість безкоштовних інструментів не передбачає розширену аналітику - лише факт відправлення і відкриття листів.

Від різноманітності інструментів у комунікаціях із клієнтами страждав і клієнтський досвід. Спілкування із клієнтами велося через електронну пошту різними членами команди. Якщо на сайт надходило якесь звернення, воно опинялося в поштовій скриньці окремих менеджерів і іноді просто губилося. Якщо на запит клієнта необхідно було задіяти іншого фахівця, йому пересилалася вся історія спілкування, а в нього на знайомство з цією інформацією йшов час. Іноді клієнт взагалі міг вести паралельне спілкування з різними членами команди, а вони про це дізнавалися випадково.

Поки ROI4Presenter був на старті, підхід з використанням розрізнених програм сяк-так працював. Але як тільки проект почав масштабуватись, почала зростати клієнтська база і частину лідів необхідно було прогрівати, бути з ними у постійному контакті на різних етапах воронки, все почало сипатися. SDR не могли нормально відстежувати стадію ліда і хто відповідальний за нього. Затримка з відповідями на запити була занадто довгою, або клієнту відповідали всі і відразу. Стало зрозуміло, що цілі щодо залучення нових клієнтів проект не зможе виконати.

Менеджмент задумався про надійне, єдине рішення для усунення хаосу даних із розрізнених каналів лідогенерації, продажів, маркетингу та служби підтримки. Також було потрібно зручне рішення, яке допомогло б спростити та автоматизувати ручні процеси; зберігати отриману інформацію про контакти, етапи воронки; можливість переглянути історичні дані по контакту; розподіляти задачі та дивитися результати. До того ж, потрібна була простота користування, оскільки витрачати час на те, щоб розібратися з платформою, команда не мала.

Чому HubSpot підходить IT-стартапам найкраще

Про Hubspot команда ROI4CIO знала чи не від початку роботи над проектом, але користувалася сервісом рідко, і тільки безкоштовним функціоналом. Після кількох зустрічей із партнером HubSpot, компанією Softprom, команда ROI4Presenter дізналася про широкі можливості платних пакетів Marketing Hub Pro та Sales Hub Pro, і зрозуміла, що за допомогою HubSpot можна буде закрити більшість не лише поточних завдань, а й завдань майбутнього зростання.

Вже протягом першого кварталу використання платформи спільно з партнером вдалося реалізувати низку першочергових та важливих задач:

• зібрати, налаштувати та менеджерити всі дані про контакти та компанії, а також історію взаємодії з ними, на єдиній платформі
• створити кастомні звіти з усіх першочергових бізнес-показників у розрізі команд та окремих користувачів
• налаштувати таск-менеджер для делегування завдань та автоматичного створення тасків за динамічними даними контактів
• встановити трекінг код та зробити інтеграцію з сайтом, налаштувати веб-аналітику
• створити чат-бот на сайті та використовувати форми для швидкої передачі заявок відділу продажу
• освоїти конструктор веб-сторінок та лендингів
• створити шаблони листів та за допомогою workflow запустити процес nurturing лідів
• приєднати акаунти соціальних мереж та рекламні кабінети Facebook, Google та LinkedIn
• як приємний бонус — створити корпоративний підпис і його розшифрування в коді.

Як і до будь-якого нового інструменту, спочатку вся команда поставилася з побоюванням, але, як виявилося, даремно. Міграція даних та налаштування облікового запису пройшла швидко, і буквально через тиждень усі співробітники проекту звикли до інтерфейсу HubSpot, а протягом місяця освоїли його основні функціональні можливості.

Протягом усього шляху впровадження команда користалася підтримкою Softprom, а для базових питань зверталася до бази знань HubSpot.

Інструменти HubSpot, які полюбила команда ROI4Presenter

Як було зазначено раніше, зараз команда ROI4Presenter крім власне платформи CRM користується платними пакетами Sales Hub Professional і Marketing Hub Professional. І за час використання цих продуктів у співробітників з'явилися улюблені та найчастіше використовувані інструменти.

За його допомогою за кокретним контактом або списком контактів через створений фільтр можна зручно закріплювати презентацію прямо в HubSpot. Завдяки цій опції команда ROI4Presenter знає, хто з потенційних чи існуючих клієнтів відкриває слайд-шоу, а після закінчення взаємодії користувача з презентацією отримує детальний звіт.

Також ця інтеграція дозволяє генерувати унікальне посилання на презентацію, яке також легко відстежувати як з інтерфейсу HubSpot, так і з Gmail облікового запису (при встановлених розширеннях для пошти HubSpot та ROI4Presenter).

Відділ продажів найактивніше користується можливостями зручного імпорту додавання контактів; функціоналом тасків, щоб за-асайнить себе чи колегу за контактом; можливостями згенерувати посилання на презентацію прямо у HubSpot. Сильно скоротили час на пошук контактів фільтри, адже за значної кількості контактів їх потрібно правильно сегментувати та розподіляти між менеджерами.

Також при взаємодії з лідами сейлз відділ користується функціоналом sequences, запускаючи серію персоналізованих email розсилок із раніше підготовлених шаблонів (темплейтів). Зручно, що шаблони підтримують додавання медіа, а одного разу додане медіа кимось із команди відображається для всіх. Це дозволяє у зовнішній комунікації дотримуватися єдиного корпоративного стилю. На sequences у проекті налаштована окрема аналітика, яка відображається на дашборді. Там можна подивитися всі важливі показники, як контакти взаємодіють з розсилками: open rate, clicks rate, reply rate, meeting rate, no response, bounce rate.

Для маркетингових контактів команда проекту користується функціоналом workflow. Як і у випадку з sequences, співробітники створили папки для сортування процесів: в основному, це різні події – промо-акції, маркетингові кампанії, випуск оновлень продукту ROI4Presenter тощо. Крім того, за допомогою workflow залежно від обраного тригера команда маркетингу створює та призначає автоматичні дії. Наприклад, для користувачів, які завантажили електронну книгу про ROI4Presenter створено workflow, який запускає листи, що прогрівають, і якщо користувач їх всі відкриє, то в кінці workflow створюється завдання на SDR - зв'язатися з лідом по телефону.

Також маркетингова команда проекту використовує інструмент форм – не тільки для збору даних контактів з лендингів та вебсайту, а форми вбудовані у самих презентаціях ROI4Presenter. У самому сервісі налаштовуються критерії інформації, що запитується у глядача, а всі відповіді потрапляють безпосередньо в HubSpot.

І, звичайно ж, один із найбільш незамінних помічників — можливість робити найрізноманітніші звіти. Хоча всі учасники маркетингового відділу та відділу продажів щодня переглядають свої активності, репорти та аналітика дозволяють бачити загальну картину успіхів та актуальних задач, над якими працює вся команда.

Результати впровадження CRM HubSpot

Не буде перебільшенням сказати, що перехід на HubSpot згуртував всю команду ROI4Presenter: він дав розуміння того, як загальні та індивідуальні завдання пов'язані всередині проекту, і як кожному відділу ефективніше виконувати свою роботу. Комунікація з існуючими користувачами та новими лідами стала більш персоналізованою – тепер новий користувач не отримує вітального листа від двох колег одночасно. Набагато покращилася комунікація з контактами за допомою різних каналів — дзвінки, електронні листи, соціальні мережі.

За рахунок зручного інтерфейсу і зрозумілого функціоналу HubSpot, онбординг нових співробітників проекту тепер проходить максимум тиждень, а не так, як було раніше: місяці стажування, студіювання гори розрізнених таблиць і освоєння різних інструментів. Як каже команда ROI4СIO, яка просуває свій продукт зі слоганом "продукт економить найцінніше, що у вас є - час", це ж повною мірою стосується і платформи HubSpot, яку вони вибрали як основний інструмент для побудови маркетингу та продажу.

Кейси клієнтів, що були реалізовані в HubSpot

Zapier збільшив конверсії на 50% завдяки якості контенту

Рост продаж в 5 раз: результаты внедрения HubSpot в Makers Turkiye

Office Coffee с HubSpot ежегодно увеличивает доход на 40%

Softprom – авторизований партнер HubSpot. Потрібна консультація, заповнюйте форму.