Проведите осень с Google Workspace: Повышение продуктивности и эффективности совместной работы

Когда листья начали менять цвет и в пространстве хрустящий осенний воздух, самое время задуматься о достижениях уходящего года и подготовиться к его завершению. А что может быть лучше, чем воспользоваться мощными инструментами, предлагаемыми Google Workspace?

В этом обзоре мы расскажем о том, как Google Workspace (ранее G Suite) может помочь повысить производительность, наладить совместную работу и не выбиться из сил в это прекрасное время года.

1. Бесшовная интеграция и доступность:

Напомним, рабочее пространство, созданное Google, представляет собой набор разнообразных приложений, таких как Gmail, Календарь, Диск, Документы, Таблицы и Формы, и т.д., объединенных в одно — Google Workspace.

Интеграция программных продуктов, создание и использование общих ресурсов (Календари, Диск) позволяют легко переключаться между различными инструментами. Это упрощает организацию процессов и быстрый доступ ко всему необходимому для работы. Например, создать список дел или назначить задачи в Google Docs и Gmail, запланировать конференцию / встречу в Google Calendar — все это можно сделать всего в несколько кликов.

Дополнительный материал: Многозадачность в действии — как повысить эффективность отдела продаж без расширения штата. Читать

2. Совместная работа без лишних усилий:

Google Workspace как слаженный оркестр для любой вашей мелодии. Вы приглашаете коллег или сторонних пользователей, подрядчиков или клиентов, и работаете совместно над документом, электронной таблицей или презентацией в режиме реального времени, где бы они ни находились. Вам доступны: одновременное редактирование, комментирование, голосование и постановка задач, отслеживание истории версий и многое другое.

Необходимо подключиться для обсуждения по видеосвязи? Без проблем и не выходя из документа, и все благодаря интеграции с Google Meet.

Google Drive. Работа с файлами "like a pro"

Среди популярных и основных функций (сценариев использования) — хранение файлов и совместная работа. Удобно работать вместе, делиться файлами как внутри организации, так и во вне.

Какие основные возможности Гугл Диска?

1. Простой и безопасный доступ к файлам (смотреть обзор Google Диск и его интерфейс).
2. Встроенная защита от вредоносного ПО, спама (в т.ч. новый раздел Спам, детальнее) и программ-вымогателей.
3. Использовать различные приложения Google Workspace для эффективной совместной работы.
4. Интеграция с инструментами и приложениями, с которыми уже работает ваша команда.
5. Google Search и технологии AI для быстрого решения рабочих задач.

На что особенно обратить внимание в активный бизнес сезон осени?

Поскольку на Google Диске можно открывать графические, видео- и аудиофайлы, документы PDF и Microsoft Office, и материалы других типов, удобно делиться ссылками на них при отправке в Chat и сообщениях, а также добавлять в почтовых сообщениях.

Интеграция с Gmail многократно умножает ваши возможности и удобство работы. Кроме того, вы таким образом не перегружаете свои email.

Хранение файлов и работа с ними: используйте закладки Недавние и Важные, добавляйте в помеченные. А также систематизируйте под свой проект или задачу файлы разных типов, владельцев и из разных папок в Рабочие области. Эти простые действия сэкономили нам время и силы, когда решения необходимо было принимать быстро, и предоставлять важную информацию или ответ «на вчера».

Дополнительная информация о работе с Google Drive и его возможностях:

• Как эффективно работать с Google Диском (видео) узнать
• Как преобразовать файлы JPG, PNG и фотографии в редактируемый текст с помощью Google Docs на Google Drive (с видео) узнать
• Поиск на Google Drive. Всегда есть что-то новое или то, что вы могли не знать читать

3. Умная организация и управление временем:

В условиях разноцветного хаоса, который несет с собой осень, очень важно сохранять организованность и эффективно распоряжаться своим временем. На что стоит обратить внимание в функционале программ Google Workspace.

Gmail. Используйте силу фильтров.

Фильтры работают за кулисами, поддерживая порядок в вашем почтовом ящике. Они автоматически сортируют входящие сообщения на основе определенных вами критериев и даже могут помочь переслать письмо.

Также советуем использовать:

• Smart Compose в Gmail, который предлагает законченные фразы по мере набора текста, экономя ваши время и силы.
• Функционал "Запланированные".
• И другие возможности, о которых можно узнать из этого материала.

Google Docs и совместные проекты.

Правки, комментарии и обсуждение в режиме реального времени и видеозвонки в окне документа ускоряют принятие решений и экономят время на встречи и письма. Добавьте смартчипы с их возможностями, переводчик и другой функционал Документов. И вам покажется, что весь мир офисных процессов сосредоточен в одном окне документа.

Таблицы похожи в возможностях с Документами, и могут помочь с планированием, бюджетирование, списком задач и отслеживанием результатов.

Кроме того, в Gmail, Docs, Google Sheets удобно работать со ссылками, в т.ч. на сторонние веб-сервисы, как в плане добавления, так и визуализации и предпросмотра, а также безопасности.

4. Ваша мобильность и гибкость:

Одним из главных преимуществ Google Workspace является его "облачный" характер.

Google Workspace позволяет работать в пути с ноутбука, планшета или смартфона, и переходить с одного девайса на другой без потери информации.

• С помощью Google Drive вы никогда не потеряете доступ к своим файлам.
• Google Meet обеспечивает надежную платформу для бесперебойной и качественной видеоконференции даже тогда, когда расстояние кажется огромным.
• С Gmail легко делиться информацией и различными файлами, общаться и назначать встречи, получать быстрые сообщения в чате и почтовые сообщения. Благодаря интеграции с Google Drive вы можете выполнять многие задачи на ходу.

Примите цифровую эпоху и позвольте облачным технологиям упростить ваши рабочие задачи в той мере, чтобы вы могли в полной объеме насладиться всем, что может предложить осень.