Многозадачность в действии — как повысить эффективность отдела продаж без расширения штата

Интеграция всего нескольких программных продуктов может существенно поднять эффективность отдела продаж. Главное создать верную комбинацию, о поиске которой мы и поговорим в статье.

В основе любого бизнеса, так или иначе, лежат продажи. Но даже самый лучший товар, решение или услуга редко продают себя сами — это должны делать люди. И эффективная работа коммерческого отдела в большинстве случаев определяет успех компании. Проблема в том, что при современном обилии различных решений и высокой конкуренции почти во всех прибыльных сегментах рынка, менеджеру по продажам приходится решать два, на первый взгляд, взаимоисключающих блока задач.

Больше IT-продуктов, меньше времени

С одной стороны, есть много повседневных и довольно рутинных действий. Эффективный «продажник» ежедневно пишет десятки или даже сотни писем потенциальным и действующим клиентами, совершает десятки звонков, общается в чатах, проводит презентации, встречи — как онлайн, так и вживую. Это отнимает основную массу рабочего времени. В то же время, не обойтись и без творческого начала — любой клиент лучше воспринимает индивидуальный подход, а значит про каждого надо знать и помнить множество нюансов. К тому же менеджеру по продажам необходимо постоянно самообучаться. Притом «без отрыва от производства» — ведь количество новых ИТ-продуктов, доступных на рынке, за последние 10 лет, по некоторым данным, выросло десятикратно. В то же время, коммерческие отделы дистрибьюторов, дилеров, интеграторов, хотя, в среднем и расширились, но вовсе не так существенно. Следовательно, нагрузка на одного условного продавца выросла в разы и продолжает увеличиваться.

В такой обстановке необходимы более совершенные подходы к процессу продаж, на основе глубокой и всеобъемлющей автоматизации всего, что можно хоть как-то формализовать. Вместе с тем, должны быть доступны и развитые инструменты анализа, помогающие извлекать максимум полезной информации из огромного массива ежедневно собираемых данных. Благо сегодня такие возможности реализуются вполне стандартными инструментами.

Почта + CRM = лучшая практика

Что является сегодня основным инструментом менеджера по продажам? Кроме головы, наполненной знаниями, и базы контактов еще телефон и электронная почта, а также: мессенджеры, CRM, служба календарей, система видеосвязи, сервисы проведения презентаций и вебинаров онлайн… Хорошо бы, конечно, свести все эти элементы воедино, чтобы управлять процессами из единого окна. Это удобнее всего сделать на базе либо корпоративной CRM (Customer Relationship Management), либо электронной почты, а лучше вообще объединить эти системы.

Скажем, популярная CRM-платформа HubSpot, предусматривает тесную интеграцию с самыми востребованными в мире службами электронной почты — Gmail, Outlook и другими. Что конкретно это дает сотруднику компании, рассмотрим на примерах сервиса Google.

Самое явное удобство интеграции HubSpot с Gmail в том, что система легко интегрируется с календарями — Google Calendar.

То есть, непосредственно из HubSpot менеджер может увидеть в своем расписании свободные временные слоты и использовать их для назначения встреч с клиентами.

Ссылку с диапазоном времени встречи можно тут же добавить к письму.

Встречи удобно назначать прямо из CRM-системы HubSpot, благодаря интеграции с Google Calendar

Дальше, учитывая то, что сегодня большая часть делового общения протекает онлайн, можно пообщаться с клиентом с помощью сервиса видеосвязи Google Meet или, например, Zoom.

То есть уже эти возможность объединяют целый ряд важных, но разрозненных инструментов в единую систему, а синхронизация с HubSpot позволяет сохранить все данные о встречах и контактах в корпоративной CRM. Помимо этого, в системе есть живой чат, в котором, например, клиентов можно перенаправлять между продавцами, если требуется совместная работа нескольких специалистов. Звонки тоже можно осуществлять непосредственно из браузера. К тому же все данные о контактах с заказчиками автоматически регистрируются и сохраняются в базе данных.

Расширение HubSpot Sales Chrome extension for Gmail позволяет получать данные из CRM-системы прямо в интерфейсе электронной почты

Специальное расширение — HubSpot Sales Chrome extension for Gmail, позволяет получать данные из CRM-системы прямо в интерфейсе электронной почты. Не покидая окна Gmail, вы получаете доступ к карточке клиента, со всеми данными о нем.

i Это очень удобно при составлении писем — можно увидеть особенности предпочтения контакта, что помогает сделать сообщение максимально персонализированным.

Чтобы не тратить время на составление типовых сообщений, в HubSpot Sales есть функция настройки шаблонов (templates), которые потом можно отправлять по электронной почте или делиться ими с коллегами. В Gmail, кстати, тоже можно оформлять шаблоны ответов, но в HubSpot эта опция обеспечивает более широкие возможности.

Доступна функция массовых рассылок, позволяющая охватить сразу большую аудиторию в сотни и тысячи адресатов. Можно также составить специальные цепочки писем, которые будут отправляться заказчикам по определенному графику — с учетом времени, когда адресат с наибольшей вероятностью откроет сообщение.

По всем отправленным письмам доступна детальная статистика

По всем отправленным письмам доступна детальная статистика. Всегда можно узнать, открыл ли адресат письмо, перешел ли по ссылке, загрузил ли вложение. Информация о том, что заинтересовало клиента, поможет в дальнейшем сформировать более точное предложение.

Есть и функция составления детальных отчетов по работе с контактами.

Причем данные представляют собой не просто сборник статистической информации, а отражают высокоуровневые бизнес-показатели, которыми можно делиться с коллегами или предоставлять руководству. Также доступны детализированные отчеты по работе отдела продаж.

Все показатели можно добавить на информационные панели (dashboard) HubSpot, которые настраиваются для каждого менеджера.

В HubSpot доступны детализированные отчеты по работе отдела продаж

В числе полезных функций HubSpot можно упомянуть еще оценку «здоровья» электронной почты.

Аналитические инструменты CRM-системы позволяют автоматически оценить то, насколько эффективно осуществляются рассылки с вашего домена — каков процент открытых писем, сколько из них ушло в спам или как часто потенциальный клиент переходил по внутренним ссылкам и т.д.

Оценка «здоровья» помогает, например, избежать ситуации, когда электронные письма воспринимаются системой получателя как нежелательные (так происходит, если большая часть сообщений с определенного адреса остается без внимания).

Рутине — бой

Помимо почтовых рассылок и звонков клиентам, менеджерам по продажам необходимо еще и практически ежедневно проводить презентации по своим продуктам. Это, во-первых, требует времени, а во-вторых, довольно утомительно пересказывать один и тот же материал много раз подряд. Рутина — враг эффективности.

Можно, конечно отправить потенциальному клиенту презентацию, подготовленную вендором, даже с текстовыми комментариями, но не факт, что заказчик захочет детально погружаться в материал. Все-таки большая часть людей любит смотреть и слушать, а не читать. Удобным решением здесь может стать Roi4Presenter, SaaS-приложение, разработанное австрийской компанией ROI4CIO GmbH. Если коротко, то это веб-сервис и мобильное ПО для онлайн-презентаций и демонстрации различной продукции, генерации лидов и более широкого охвата аудитории.

Работает это так. Вы создаете презентацию, загружаете ее в Roi4Presenter, снабжаете при необходимости текстовыми комментариями и озвучиваете прямо в браузере. Затем создаете ссылку и отправляете ее своим заказчикам, например, прикрепляя ее к письму. Ссылку можно создать непосредственно в Roi4Presenter, с помощью интеграции в CRM HubSpot или из интерфейса почты Gmail с помощью расширения Roi4Presenter для Chrome extension.

Интерфейс Roi4Presenter — SaaS-сервиса для онлайн-презентаций, генерации лидов и более широкого охвата аудитории

Клиент, открыв ссылку, смотрит и слушает запись презентации, при этом может выбирать ее продолжительность — полную, сокращенную или совсем короткую, на пару минут (питч). Никакого дополнительного ПО слушателю не требуется — все работает из облака.

Это только часть возможностей, интересное начинается дальше. Как только клиент открыл ссылку, менеджер получает уведомление об этом на свой смартфон и при необходимости может подключиться к сеансу связи — как по собственной инициативе, так и по приглашению клиента. Общение может происходить в текстовом чате, голосом или с помощью двусторонней видеосвязи прямо в браузере. Как это выглядит на практике.

Таким образом, в любой момент, заказчик может получить живой комментарий от специалиста или ответ на свой вопрос. Выходит удачный симбиоз онлайн- и офлайн презентаций — менеджеру теперь не надо по сто раз повторять те же общие моменты (это есть в записи), а клиент, ознакомившись с продуктом, может сразу уточнить интересующие моменты у эксперта. Для сотрудников отдела продаж это еще и способ «поймать» потенциального заказчика, ведь ответственный менеджер сразу узнает о том, что адресат заинтересовался продуктом. К тому же для каждой презентации можно создавать лид-формы, которые будут собирать новые контакты. И, конечно, есть детальная отчетность о том, кто, как долго и какие слайды смотрел клиент, что за вопросы были заданы и т.д.

Три в одном, один в трех

Roi4Presenter поддерживает интеграцию с широким спектром различных продуктов

Но, напомним, здесь мы говорим об интеграции решений для расширения возможностей отдела продаж, поэтому в данном контексте важно отметить, что Roi4Presenter поддерживает интеграцию с широким спектром различных ИТ-продуктов. Есть специальные расширения для объединения с HubSpot, Gmail, Outlook, LinkedIn.

Соответственно, работать с презентациями можно прямо из CRM-системы или почтового клиента, объединяя все важные инструменты взаимодействия с заказчиком в едином окне. Контакты, собранные лид-формами Roi4Presenter автоматически загружаются в HubSpot и могут использоваться в дальнейшей разработке.

Кстати, раз уж коснулись темы контактов, еще одной интересной функцией HubSpot является возможность сбора контактов с бумажных визиток. Если вы сфотографируете визитку с помощью специального мобильного приложения, система автоматически распознает контакты и запишет их базу данных CRM, а если информация на английском языке — то еще и рассортирует по соответствующим полям карточки клиента.

В итоге, объединением всего трех ИТ-продуктов — почтового клиента, CRM-системы и облачного сервиса для онлайн-презентаций (в роли которых мы здесь взяли Gmail, HubSpot и Roi4Presenter) можно повысить эффективность решения целого ряда важных задач отдела продаж любой компании.

Можно быстро и без труда назначать и согласовывать встречи, общаться по видеосвязи, создавать шаблоны и цепочки писем, осуществлять массовые рассылки сообщений, делать презентации и «ловить» новых клиентов буквально в режиме онлайн. При этом любые новые контакты не теряются, а сразу попадают в корпоративную CRM-систему. Доступна детальная отчетность и аналитика обо всех важных событиях и действиях, и все это, а также многое другое — из единого окна.

Такой подход существенно экономит время и силы специалистов по продажам — которые на самом деле и являются самым ценным активом — помогая им работать более эффективно, что в итоге, при правильном распределении высвободившихся ресурсов, конвертируется в рост основного бизнеса компании.

Компания Softprom предоставляет профессиональные услуги по тестированию, обучению, внедрению и технической поддержке cloud-технологий.