Осінь з Google Workspace: Підвищення продуктивності та спрощення комунікацій

Осінь — чарівна пора року, коли листя змінює колір, повітря стає свіжим, а в меню знову з'являється гарбузове капучино. Це сезон затишних светрів, парасольок та продуктивної роботи. До речі, про продуктивність: зазвичай яке ПЗ та сервіси ви використовуєте і порадити іншим як помічників у цю прекрасну пору року?

Як користувачі Google Workspace у цій статті ми розповімо, які програми бізнес-пакету активно використовуємо і які можуть допомогти вам підвищити продуктивність, сприяти співпраці та не відставати від графіка в цей прекрасний сезон.

1. Безшовна інтеграція та доступність:

Нагадуємо, що робочий простір, створений Google, це набір різноманітних програм, таких як Gmail, Календар, Диск, Документи, Таблиці та Форми тощо, об’єднаних в одне — Google Workspace.

Інтеграція програмних продуктів, створення та використання загальних ресурсів (Календарі, Диск) дозволяє одночасно використовувати різні інструменти. Це покращує організацію процесів і швидкий доступ до всього необхідного для роботи. Наприклад, створити список діл або назначити завдання в Google Docs і Gmail, запланувати конференцію / зустріч у Google Calendar — все це можна зробити всього кількома натисканнями.

Додатковий матеріал: Багатозадачність у дії - як підвищити ефективність відділу продажів без розширення штату. Читати

2. Спільна робота без особливих зусиль:

Google Workspace як злагоджений та досвідчений оркестр для будь-якої вашої мелодії. Ви запрошуєте колег або сторонніх користувачів, підрядників або клієнтів, і працюєте спільно над документом, електронною таблицею або презентацією в режимі реального часу, де б вони не знаходилися. Вам доступні: одночасне редагування, коментування, голосування та постановка завдань, відстеження історії версій та багато іншого.

Необхідно приєднатися для обговорення відео? Без проблем і не виходячи з документа і все завдяки інтеграції з Google Meet.

Google Drive. Робота з файлами "like a pro"

Серед популярних і основних функцій (сценаріїв використання) Диску - зберігання файлів і спільна робота. Зручно працювати разом, ділитися файлами як серед співробітників організації, так і з зовнішніми користувачами.

Які основні можливості Гугл Диска?

1. Простий і безпечний доступ до файлів (дивитися огляд Google Диск та його інтерфейс).
2. Вбудований захист від шкідливого ПЗ, спаму (в т.ч. новий розділ Спам, детальніше) і програм-вимагачів.
3. Використовувати різні застосунки Google Workspace для ефективної спільної роботи.
4. Інтеграція з інструментами та програмами, з якими вже працює ваша команда.
5. Google Search і технології ШІ (AI) для швидкого вирішення робочих завдань.

На що особливо звернути увагу в активний бізнес сезон осені?

Оскільки на Google Диску можна відкривати графічні, відео- та аудіофайли, документи PDF і Microsoft Office, та матеріали інших форматів, то зручно ділитися посиланнями на них під час надсилання в Chat і в повідомленнях, а також додавати в email повідомленнях.

Інтеграція Диска з Gmail примножує ваші можливості та зручність роботи. Крім того, ви таким чином не перевантажуєте свої email.

Зберігання файлів і робота з ними: використовуйте розділи Останні та Важливі, додавайте в Із зірочкою. А також систематизуйте під свій проєкт або завдання файли різних типів, власників і з різних папок у Робочі області (знаходяться у розділі Важливі). Ці прості дії заощадили нам час і сили, коли рішення необхідно було ухвалювати швидко, і надавати важливу інформацію або відповідь "на вчора".

Додаткова інформація про роботу з Google Drive та його можливості:

• Як ефективно працювати з Google Диском (відео) дізнатися
• Як конвертувати файли PNG, JPG і фотографії в текст за допомогою Google Docs на Google Drive (з відео) дізнатися
• Пошук на Google Drive. Завжди є щось нове чи те, що ви могли не знати. Переглянути

3. Розумна організація та управління часом:

В умовах різнобарвного хаосу, який несе із собою осінь, дуже важливо зберігати організованість та ефективно розпоряджатися своїм часом. На що варто звернути увагу на функціонал програм Google Workspace.

Gmail. Використовуйте силу фільтрів.

Фільтри працюють за лаштунками, підтримуючи порядок у вашій поштовій скриньці. Вони автоматично сортують вхідні повідомлення на основі визначених вами критеріїв і навіть можуть допомогти надіслати лист.

Також радимо використовувати:

• Smart Compose у Gmail, який пропонує закінчені фрази в міру набору тексту, заощаджуючи ваш час і сили.
• Функціонал "Заплановані".
• І інші можливості, які можна дізнатися з цього матеріалу.

Google Docs та спільні проєкти.

Редагування, коментарі та обговорення в режимі реального часу та відеодзвінки у вікні документа прискорюють прийняття рішень та економлять час на зустрічі та листи. Додайте смартчіпи з їхніми можливостями, перекладач та інший функціонал документів.

Здається, що весь світ бізнес-процесів зосередили в одному документі й це дуже зручно.

Таблиці схожі у можливостях з Документами, і можуть допомогти з плануванням, бюджетуванням, списком завдань та відстеженням результатів.

Крім того, у Gmail, Docs, Google Sheets зручно працювати з посиланнями, в т.ч. на сторонні вебсервіси, як у плані додавання, так і візуалізації та попереднього перегляду, а також безпеки.

4. Ваша мобільність та гнучкість:

Однією з головних переваг Google Workspace є його "хмарний" характер.

Google Workspace дозволяє працювати в дорозі з ноутбука, планшета чи смартфона, та переходити з одного на інший без втрати інформації.

• За допомогою Google Drive ви ніколи не втратите доступ до своїх файлів.
• Google Meet забезпечує надійну платформу для безперебійної та якісної відеоконференції навіть тоді, коли відстань видається величезною.
• З Gmail легко ділитися інформацією, різними файлами, спілкуватися та призначати зустрічі, отримувати швидкі повідомлення в чаті та поштові повідомлення. Завдяки інтеграції з Google Drive ви можете виконувати багато з ваших завдань під час подорожі та віддалено від ПК.

Прийміть цифрову епоху і дозвольте хмарним технологіям спростити ваші робочі завдання тією мірою, щоб ви могли в повному обсязі насолодитися всім, що може запропонувати осінь.