Отримайте більше часу на відпочинок із Gmail

Не новина, що при наявності усіх сучасних досягнень іноді так складно знайти час для спокою та відпочинку. Нас постійно засипають електронними листами, сповіщеннями та нескінченним потоком інформації.

Хоча багато хто з нас використовує Gmail для повсякденного спілкування, є кілька функцій і порад з власного досвіду, які допоможуть ефективніше використовувати свій час і зосередитися на тому, що дійсно важливо.

У цій публікації ми розповімо про те, як ви можете мати більше часу на важливі завдання, використовуючи потужні функції Gmail.

1. Функція "Пріоритетні" в Gmail — папка "Вхідні":

Як це працює? Аналізуючи ваші звички та поведінку в електронній пошті, Gmail визначає, які повідомлення найважливіші для вас (як Gmail це визначає). Потім він поміщає ці повідомлення у верхню частину папки "Вхідні", щоб ви ніколи не пропустили важливий лист.

Завдяки цій функції можна швидко переглянути всі листи та відповісти на ті з них, які потребують негайної уваги, залишивши інші на потім.

Якщо ввімкнути в Gmail вид "Пріоритетні", повідомлення розподілятимуться по трьох розділах: важливі непрочитані, позначені зірочкою й усі інші.

Як увімкнути вигляд "Пріоритетні": Налаштування - Швидкі налаштування і Вид за замовчуванням. Також Налаштування - у розділі "Тип папки "Вхідні"" виберіть Папка "Пріоритетні".

2. Заплановані листи:

Gmail дає змогу планувати надсилання листів, тобто створювати повідомлення і надіслати його в майбутню дату та/або в пізніший час. Це ідеально підходить для тих випадків, коли хочеться бути продуктивним, але при цьому не думати, що адресат працює в позаурочний час. Або ж скористатися допомогою Gmail, коли ви будете не на зв'язку.

Примітка. Запланувати можна до 100 листів.

3. Відкладення імейлів:

Ми всі отримуємо імейли, які потребують нашої уваги, але не обов'язково в той самий момент. Замість того, щоб дозволяти їм накопичуватися та втратити контроль, скористайтеся функцією відкладення в Gmail. За допомогою відкладення ви можете тимчасово видалити лист зі своєї поштової скриньки, щоб він з'явився знову у зручний для вас час. Таким чином, ви зможете зосередитися на поточному завданні, не випускаючи з поля зору важливі листи, які потребують вашої уваги пізніше.

Як відкласти електронний лист на потім? Наведіть курсор на лист або кілька листів. Праворуч натисніть "Відкласти". Виберіть пізніший день і час, щоб повернутися до листа.

Як знайти відкладені листи? Відкрийте меню в Gmail. Виберіть Відкладені. Порада. Також можна шукати за допомогою оператора in:snoozed.

4. Додати лист до Завдань у два кліки:

Ця функція дозволяє швидко організовувати та легко перетворювати електронні листи на завдання не виходячи з пошти. Ви можете створювати дедлайни, які автоматично з'являтимуться у вашому календарі, і відмічати завдання, коли ви їх виконаєте. Завдяки вбудованій боковій панелі ви можете створювати, переглядати та керувати списками завдань, не виходячи з Gmail.

5. Позбавтеся необхідності відкривати кілька документів та вкладок:

Виконуйте завдання, не виходячи з повідомлення Gmail. Нагадаємо, за допомогою динамічної пошти можна:

• надсилати відповіді на події з Календаря;
• заповнювати анкети;
• відповідати на коментарі;
• по запиту надавати доступ до документів на Диску.

Як увімкнути чи вимкнути динамічну пошту? Переглянути всі налаштування - опція "Динамічна пошта".

6. Розумне компонування для економії часу: на наш погляд чудова функція під назвою Smart Compose.

Ви коли-небудь стикалися з проблемою пошуку потрібних слів під час написання листа? Завдяки функції Smart Compose Gmail пропонує фрази та речення під час введення тексту на основі ваших шаблонів письма. Це як мати цифрового асистента, який заощаджує ваші дорогоцінні хвилини та зменшує кількість прикрих моментів, коли ви відчуваєте творчий голод. Спробуйте, увімкнувши цю функцію в налаштуваннях Gmail. 

Як увімкнути або вимкнути Розумний ввід? У розділі "Загальні" налаштувань прокрутіть униз до параметра "Інтелектуальне створення листів".

7. Шаблонні відповіді:

Вам доводиться писати однотипні листи знову і знову? Заощаджуйте час і зусилля, використовуючи функцію готових відповідей Gmail. Ця функція дозволяє створювати заздалегідь написані відповіді, які можна легко вставити у ваші листи лише кількома натисканнями миші. Незалежно від того, чи це лист з повідомленням, чи запит або запрошення на зустріч, чи відповідь на звичайний запит, готові відповіді можуть суттєво заощадити час, особливо для завдань, що повторюються.

Також завдяки інтеграції з CRM ви можете використовувати за потребою шаблони листів, створені в іншому сервісі, наприклад, в HubSpot.

8. Інтеграція з Google Диском прискорює комунікації:

Мало хто дійсно рахував час на завантаження вкладених у лист файлів, їх редагування, і завантаження знову як окремі файли. І як же це не на часі, коли в дорозі або у відпустці. А треба відправити файл.

Завдяки інтеграції Gmail з Google Диском ви можете значно більше!

Прикріплюючи файли безпосередньо з Google Диску, ви можете співпрацювати з колегами в режимі реального часу, легко обмінюватися великими файлами та зберігати все в одному місці. Файли можна додавати до певної частини листа. А також колеги, у яких є спільний доступ до необхідного файлу, можуть поділитися ним замість вас.

Ці вісім пунктів не весь перелік можливостей і функціоналу Gmail, який значно спрощує роботу та економить ваш час. Звісно, швидкий пошук у пошті. А ще в Gmail є перевірка орфографії, швидкі короткі відповіді та багато інших налаштувань. Деякі з них присутні в певній версії пакета Google Workspace.

Крім того, ви можете підвищити спростити й прискорити свою роботу та обробку пошти за допомогою додаткових модулів і розширень.

Використовуючи функції Gmail, ми можемо очистити нашу поштову скриньку від безладу, впорядкувати наш робочий процес і створити більше простору для відпочинку. То чому б не спробувати? Скористайтеся цими порадами та зробіть Gmail своїм помічником. Пам'ятайте, що відпочинок — це розкіш, на яку ми всі заслуговуємо.

Компанія Softprom — офіційний Google Cloud партнер. Ділимося важливою інформацією про нові функції та поліпшення у програмах у складі Google Workspace. Звертайтеся.

Працюйте разом швидше з будь-яких пристроїв. Google Workspace містить усі ваші улюблені застосунки, як-от Gmail, Календар, Диск, Документи, Meet тощо.