Aufgaben
- Standardisierte E-Mail-Archivierung
- Archivierung und Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
- Einfache Implementierung
Results
- Zustandsübergreifende Optimierung des E-Mail-Managements
- Einheitliche und konforme E-Mail-Archivierung
- Permanenter Zugriff auf Informationen aus älteren E-Mails
- Schnelle Verbindung zu vorhandenen Lotus Notes-Infrastrukturen
- Hohe Sicherheit und Rechenschaftspflicht für sensible Daten im medizinischen Bereich
Beschreibung
Standardisierte E-Mail-Archivierung
Im Rahmen von Restrukturierungsprozessen stand AMS vor der Herausforderung, das Management von E-Mails auf internationaler Ebene zu optimieren. Die Gewährleistung einer einheitlichen und konformen Aufbewahrung und Archivierung aller E-Mail-Nachrichten hatte oberste Priorität. Die Lösung musste nicht nur alle festgelegten gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch jederzeit Zugriff auf die erforderlichen Informationen aus früheren E-Mail-Nachrichten bieten. „In unserer Zentrale in Großbritannien verlassen wir uns bei unserer E-Mail-Kommunikation auf Lotus Notes, die sich als zuverlässig erwiesen hat und gut funktioniert“, sagt Jonathan Orme, IS Support Manager bei Advanced Medical Solutions Group. „Da sich die Unternehmensstruktur durch Akquisitionen geändert hat, haben wir nach einer einheitlichen E-Mail-Archivierungs- und -Verwaltungslösung gesucht, mit der Inhalte über einen langen Zeitraum hinweg und auf gesetzeskonforme Weise gespeichert werden können.“
Archivierung und Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung nutzte das IT-Team der AMS Group das vorhandene Know-how des Unternehmens: Die 2011 erworbene deutsche Tochtergesellschaft in Nürnberg, RESORBA Medical GmbH, hat den EMA® von ARTEC IT Solutions erfolgreich eingesetzt seit ein paar Jahren. EMA® wurde nicht nur entwickelt, um jederzeit die Einhaltung der geltenden Archivierungsbestimmungen zu gewährleisten, sondern garantiert auch den schnellen Zugriff auf alle E-Mail-Nachrichten über eine integrierte Volltextsuchmaschine. Orme erklärte weiter: „Obwohl die allgemeinen gesetzlichen Richtlinien für die Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz in Großbritannien nicht ganz so streng sind wie in Deutschland, halten wir es für vorteilhaft, eine Lösung zu implementieren, die auch wesentlich strengere behördliche und gesetzliche Compliance-Vorschriften erfüllt. Dies ist für uns wichtig, da die Medizintechnikbranche in einem sehr sensiblen Umfeld arbeitet und wir daher die langfristige Sicherheit und Compliance im Auge behalten müssen. Wir finden es auch gut, dass EMA® verschiedene Arten von externem Speicher unterstützt. Dies gibt uns Flexibilität und stellt sicher, dass wir die Lösung erweitern können, um unsere Anforderungen zu erfüllen. “Ein klarer Vorteil für die AMS Group ist das hohe Maß an Sicherheit und Überprüfbarkeit, das EMA® als Appliance mit vielen Sicherheitsfunktionen bietet. Dazu gehören die integrierte TPM-Technologie, die sichere Verschlüsselung aller Daten und die Zuweisung manipulationssicherer elektronischer Datums- und Zeitstempel. In Großbritannien und den Vereinigten Staaten spielen die Sicherheit des Ingenieurwesens im medizinischen Bereich und die GAMP-Richtlinien (Good Automated Manufacturing Practice Lieferantenhandbuch zur Validierung automatisierter Systeme in der pharmazeutischen Herstellung) eine sehr wichtige Rolle. AMS ist bestrebt, diesen hohen Qualitäts- und Sicherheitsstandard weltweit zu erfüllen, und verwendet die E-Mail-Archivierung und das Informationsmanagement als eine Möglichkeit, die Einhaltung zu überwachen.
Einfache Implementierung
Aufgrund seines Designs als vollständig vorkonfiguriertes Gerät war es sehr einfach, EMA® bei AMS in der Zentrale in Winsford zu installieren. Die Lösung wurde an einem einzigen Wochenende in Betrieb genommen, da nur minimale Anpassungen an der vorhandenen Lotus Notes-Infrastruktur vorgenommen werden mussten. Seitdem archiviert EMA® alle eingehenden und ausgehenden E-Mail-Nachrichten vollautomatisch. Nachrichten werden in einem vollständigen und legal kompatiblen Archiv gespeichert und können jederzeit abgerufen und wiederhergestellt werden. Benutzer arbeiten weiterhin mit dem vorhandenen Lotus Notes-System, an das sie sich gewöhnt haben: Das Senden und Empfangen von E-Mails funktioniert wie immer, sodass keine zusätzlichen Schulungen erforderlich waren. EMA® bleibt im Hintergrund für die Live-Archivierung verfügbar, und die IT-Abteilung kann bei Bedarf auf das Archiv zugreifen.