• E-Mail-Archivierungslösung
• Verfügbarkeit von Datenbank- und Mailsystemen
• Revisionssichere Archivierungslösung

Results

1. Einführung einer prüfungssicheren Lösung für die E-Mail-Archivierung
2. Integration in das vorhandene Lotus Domino-Mailsystem
3. Mehr Komfort für die Benutzer
4. Benutzer haben die Möglichkeit erhalten, E-Mail-Nachrichten selbst zu suchen und wiederherzustellen
5. Die Belastung der Mailserver-Infrastruktur wurde verringert. Der Installationsvorgang wurde in nur vier Stunden abgeschlossen

Beschreibung

Das Unternehmen betreibt eine heterogene IT-Infrastruktur, die sowohl auf Windows als auch auf Linux basiert und eine Vielzahl von Anwendungen unterstützen muss. Besonders hohe Anforderungen werden an die Verfügbarkeit von Datenbank- und Mailsystemen gestellt. Jenoptik betreibt insgesamt rund 50 physische und rund 100 virtuelle Server. Lotus Domino übernimmt die gesamte E-Mail-Kommunikation. Bis 2009 wurde keine kontinuierliche E-Mail-Archivierungslösung implementiert.

Die E-Mail-Kommunikation wurde lediglich im Rahmen einer regelmäßigen Datensicherung gesichert, die aus täglichen inkrementellen Sicherungen bestand, ergänzt durch eine vollständige Sicherung, die jedes Wochenende durchgeführt wurde. Nur Backups zum Jahresende wurden zehn Jahre lang gespeichert, um die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen einzuhalten und Zugriff auf E-Mail-Nachrichten zu erhalten, die zuvor lokal gelöscht wurden. »Grundsätzlich fehlte uns bisher eine revisionssichere Archivierungslösung. Darüber hinaus war es bei normalen Sicherungen sehr unangenehm und schwierig, ältere E-Mail-Nachrichten zu finden und wiederherzustellen. Benutzer konnten dies an ihrem Arbeitsplatz nicht alleine tun, was es sehr mühsam machte, mit älteren E-Mail-Nachrichten umzugehen. Wir haben uns daher entschlossen, professionellere Lösungen zu suchen. Nachdem wir einige Alternativen untersucht hatten, entschieden wir uns im Herbst 2009 für EMA® von ARTEC IT Solutions. Das Gerät hatte das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und schien auch alle unsere funktionalen Anforderungen am besten zu erfüllen. «Volkmar Keller, IT Manager bei der Jenoptik AG Mit Unterstützung der IT-Abteilung des Unternehmens und des ARTEC-Partners QKomm GmbH wurde EMA® bei Jenoptik implementiert und innerhalb kürzester Zeit mit dem bestehenden Lotus-Mailsystem verbunden. Die Lösung, die ARTEC IT Solutions als vorkonfigurierte Appliance anbietet, erforderte keine Änderungen an der vorhandenen IT-Infrastruktur. Der gesamte Installationsvorgang war daher innerhalb von vier Stunden abgeschlossen.

Das System archiviert seit seiner ersten Inbetriebnahme alle eingehenden, ausgehenden und intern übertragenen E-Mail-Nachrichten von Jenoptik. Ein prüfungssicheres System war ein wichtiges Kriterium, um die gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung zu erfüllen. EMA® enthält eine Reihe innovativer technischer Merkmale, die das System prüfungssicher machen. EMA® speichert beispielsweise E-Mail-Nachrichten nur im Originalformat und führt keine Konvertierung in fremde Formate wie PDF ein. Darüber hinaus werden E-Mail-Nachrichten vollständig archiviert, ohne dass eine Aufteilung erforderlich ist. Alle Komponenten, einschließlich vorhandener Dateianhänge, bleiben unberührt. Darüber hinaus wird jeder E-Mail-Nachricht automatisch eine eindeutige digitale Signatur zugewiesen, die einen digitalen Datums- und Zeitstempel enthält. Digitale Signaturen stellen sicher, dass Nachrichten nach der Archivierung nicht geändert oder manipuliert wurden.