Google Workspace: Як не втрачати час на рутину, а зосередитися на головному

Чи замислювалися ви, як багато часу за робочий день "з'їдає" рутина? Відповідь на листи, організація файлів, пошук інформації — усі ці мікрозавдання накопичуються, поки ми не помічаємо, що пройшла половина робочого дня.

Ми в Softprom щодня бачимо, як команди, що працюють з Google Workspace, використовують його лише як базовий набір інструментів. Хоча цей сервіс — це ціла екосистема, створена для того, щоб ви могли зосередитися на дійсно важливих завданнях, а не на механічній роботі.

Тому ми підготували огляд 5 простих, але потужних функцій, які допоможуть вам "розвантажити" свій робочий день і почати використовувати Google Workspace на 100%.

1. ШІ — ваш особистий асистент, який економить години

ШІ вже давно не просто "розумна функція", а повноцінний помічник, вбудований у Google Workspace. І його можливості виходять далеко за межі автоматичних відповідей у Gmail.

• Автоматизація в Docs та Sheets. Більше ніяких "чистих аркушів"! Попросіть Gemini підготувати драфт документа, і він створить план, резюме або навіть повний текст за лічені хвилини. А в Sheets він легко знайде помилки в даних, проаналізує інформацію і підкаже потрібні формули. Це ідеально для фінансових звітів чи аналізу продажів.
• Vids — відео за 2 хвилини. Вам потрібно швидко підготувати навчальне відео для колег або презентацію? Vids зробить чорновий варіант за вас. Він згенерує відеоряд, текст і навіть дикторський голос, дозволяючи вам лише додати фінальні штрихи.
• NotebookLM — робота з документами на новому рівні. Замість того щоб читати десятки документів, завантажте їх у NotebookLM. Він швидко проаналізує всю інформацію, відповість на ваші запитання та підготує резюме, виділивши найважливіші моменти. Це незамінно для юристів, дослідників та аналітиків.
• Gemini Code Assist. Для розробників і технічних команд Google інтегрував Gemini в середовища розробки. Це допомагає писати, редагувати, налагоджувати та оптимізувати код набагато швидше, ніж раніше.

Ми часто бачимо, що клієнти знають про AI у Workspace, але використовують його як опцію 'на майбутнє'. Хоча навіть у Business Standard є функції, які можуть зняти рутину.

2. Smart Chips: забудьте про копіювання посилань

Скільки разів ви копіювали посилання на файл, ім'я колеги чи подію, щоб вставити їх у документ? З Smart Chips це в минулому.

Просто введіть символ @ у будь-якому документі, і ви отримаєте доступ до розумних "чипів", які поєднують різні інструменти Workspace:

• Додавайте файли з Google Drive (вони автоматично оновлюються, якщо файл зміниться);
• Позначайте колег (вони отримують сповіщення);
• Вставляйте події з Google Calendar з усіма деталями;
• Додавайте завдання, які автоматично з'являються у вашому списку Google Tasks.

Іноді показуєш Smart Chips — і у відповідь чуєш: 'А що так можна було?'. Хоча функція давно вбудована, просто нею майже не користуються.

3. Вкладки в Google Docs: ідеальна організація складних проєктів

Ви працюєте над великим проєктом? Розбийте його на логічні частини прямо в одному документі за допомогою вкладок!

• Створіть розділи: "План проєкту", "Бюджет", "Зустрічі" та "Звіти".
• Швидко перемикайтеся між вкладками, щоб не втрачати контекст.
• Зберігайте все в одному файлі, уникаючи безлічі окремих документів, які важко знайти.

4. Робочі області на Диску: нічого зайвого, лише потрібне

Мільйони файлів на Google Drive можуть збивати з пантелику. Робочі області дозволяють створити персональні "центр" для кожного проєкту.

Це не копії файлів, а лише швидкі посилання. Ви можете створити окрему область для кожного клієнта, відділу чи проєкту. Це заощадить час, який ви витрачаєте на пошук, і дозволить одразу перейти до роботи.

5. Google Chat: закріплюйте важливі розмови

Важливі чати губляться серед сотень повідомлень? Закріпіть ключові обговорення вгорі списку, щоб вони завжди були під рукою.

А ще, пам'ятайте про вбудовану функцію Завдання. Кожне повідомлення в Chat чи коментар у Docs можна перетворити на окреме завдання, яке автоматично додається до вашого Google Tasks. Це допомагає не забувати про важливі обіцянки та дедлайни.

Порада від Softprom

Ми знаємо, що звички важко змінювати. Але іноді лише одна нова функція може кардинально змінити ваш робочий день, звільнивши час для креативу та стратегічних завдань.

Якщо ви хочете дізнатися більше або розширити можливості Workspace для своєї команди, звертайтесь до Softprom. Ми допоможемо вам підібрати оптимальні ліцензії та розкрити весь потенціал Google Workspace. Компанія Softprom — офіційний Google Cloud партнер та Google Workspace Premier Partner.