Google Workspace: функции для супер‑продуктивности

Признайтесь честно: утро большинства из нас начинается на автопилоте — мы открываем Gmail, проверяем календарь, включаем Meet. Мы настолько привыкли к этой рутине, что не замечаем, насколько эффективнее могла бы быть наша работа.

Мы в Softprom регулярно общаемся с пользователями Google Workspace и видим одну и ту же картину: даже опытные специалисты используют его лишь на 30–40%. Главная причина? Привычка.

Иногда достаточно лишь один раз выйти за ее пределы, чтобы открыть для себя инструменты, которые экономят часы каждую неделю.

Поэтому мы собрали 5 простых, но невероятно полезных функций Google Workspace, которые помогут вам по‑новому взглянуть на рабочий процесс.

1. Искусственный интеллект, который уже работает для вас

Вы наверняка слышали про Gemini. И что он давно стал неотъемлемой частью Workspace. Это мощный инструмент, который помогает автоматизировать рутину.

• Gemini в Docs и Sheets. Больше не нужно вручную писать драфты или искать сложные формулы. Просто попросите Gemini подготовить проект документа, план презентации или создать таблицу с аналитикой и формулами.
• Vids. Этот инструмент создает черновики видео на основе ваших запросов. Это идеальное решение для подготовки обучающих материалов, корпоративных роликов или презентаций. Вместо часов ручной работы вы получаете основу, которую остается лишь отшлифовать.
• NotebookLM. Позволяет быстро обрабатывать большие объемы информации. Загрузите десятки документов, и NotebookLM проанализирует их, выделит ключевые идеи и создаст резюме или видеообзор. Это незаменимо для исследований, анализа отчетов или подготовки к проектным встречам.
• Gemini Code Assist. Для разработчиков и технических команд Google недавно интегрировал Gemini в среды разработки. Это помогает писать, отлаживать и оптимизировать код гораздо быстрее, чем раньше.

AI-инструменты Google Workspace — это не опция «на будущее», а реальная возможность освободить время уже сегодня.

2. Smart Chips — умные ссылки для упрощения работы

Вы все еще вручную копируете ссылки на документы, презентации и контакты? Это прошлый век! Smart Chips (умные чипы) позволяют добавлять интерактивные ссылки в Docs, Sheets и Slides, которые автоматически обновляются.

Просто введите @ в документе, и вы сможете мгновенно добавить:

• Файлы с Google Drive;
• Людей из вашего списка контактов;
• События из Google Calendar;
• Задачи из Google Tasks.

Эта небольшая функция превращает статический документ в интерактивный центр, где вся информация всегда под рукой.

3. Вкладки в Google Docs — структурируйте информацию как профи

Google Docs — это не просто длинная лента текста. Используя вкладки, вы можете разделить один документ на несколько удобных секций, как в браузере. Это идеально подходит для управления сложными проектами, где нужно держать вместе много информации:

• Executive summary (резюме для руководства);
• Детали проекта;
• Meeting notes (заметки со встреч);
• To-do list (список задач).

Вы можете создавать до трех уровней вложенности, переименовывать и перетаскивать вкладки, чтобы быстро адаптировать структуру документа к своим потребностям.

4. Рабочие области на Google Drive — приоритетные файлы всегда под рукой

Вы устали искать нужные документы среди десятков папок на Google Drive? Рабочие области позволяют сгруппировать самые важные файлы в одном месте, независимо от того, где они хранятся.

Это не дублирование файлов — это быстрый доступ ко всему, что вам нужно для конкретного проекта. Создайте несколько рабочих областей: «Отчеты за квартал», «Проект А» или «Маркетинговая кампания». Это экономит время на поиске и помогает фокусироваться на текущих задачах.

5. Закрепление чатов в Google Chat и задачи из Gmail

Если ваша команда активно общается в Google Chat, закрепите важные чаты и пространства в верхней части списка. Это позволяет мгновенно переходить к самым важным обсуждениям, не прокручивая длинные списки.

А еще, любое письмо в Gmail или комментарий в Docs можно превратить в задачу одним кликом. Эта функция помогает не забывать о важных письмах или правках, автоматически добавляя их в ваш список задач с дедлайном.

Если подвести итоги

Большинство из этих функций уже доступны в Google Workspace, но часто остаются незамеченными. Иногда достаточно всего один раз попробовать что‑то новое, чтобы почувствовать, насколько эффективнее может быть ваша работа.

Не все функции доступны в базовых тарифах. Если вам нужны расширенные возможности, Softprom может помочь с миграцией на другие тарифные планы, как Google Workspace Business Plus или Enterprise. Мы также подбираем оптимальные комбинации лицензий, чтобы вы платили только за тот функционал, который действительно нужен вашей команде.

Хотите узнать больше о скрытых возможностях Google Workspace? Обращайтесь в Softprom — мы с радостью поделимся с клиентами опытом!