В июне 2006 года Mizuho Corporate Bank (сейчас — Mizuho Bank) осуществлял структурную реорганизацию и реформу общебанковских бизнес-процессов. Департаменты ИТ и системного управления также установили внутренние цели по улучшение бизнес-эффективности и оговорили необходимость реформирования стиля работы. Длительные дискуссии в отделе завершились решением перехода к безбумажному стилю работы.

Одной из главных проблем, обсуждаемых на дискуссиях, была рабочая нагрузка, связанная с печатью и подготовкой огромного количества материалов, используемых на заседаниях высшего руководства, которые проводились Департаментом по крайней мере дважды в месяц. Для успешного проведения заседания, секретариату приходилось печатать около 2000 листов бумаги формата А3. Это включало в себя 20 комплектов из 80 листов и дополнительных (резервных копий на всякий случай). Далее необходимо было вручную раздавать листы участникам собрания. Более того, поскольку совещание высшего руководства проводится в головном офисе в Маруноути, кто-то из секретариата должен был положить 2000 листов в портфель и доставлять их туда, в пути подвергая конфиденциальные документы риску быть потерянными или украденными. Ко всему прочему, документы иногда нужно было заменять непосредственно перед встречей, дополнительно увеличивая нагрузку на сотрудника, выполняющего эту задачу.

Для повышения эффективности бизнеса и реформирования трудовых процессов, мы были вынуждены форсировать оцифровку документооборота, который вели. Это также оказалось способом решения проблем, которые у нас были с управлением бумажными документами.

Интеграция

Чтобы решить эти проблемы, банк решил внедрить электронную систему встреч, предоставляемую Mitsubishi Electric Control Software (MCR) вместе с 17-дюймовым LCD планшетом от Wacom в качестве устройства ввода и монитора. Прототипы были установлены в конференц-зале в головном офисе Mizuho в октябре 2006 года, а полное введение в эксплуатацию началось в декабре.

Результат

Отказ от бумаги значительно сократил нагрузку и затраты, устраняя необходимость в различных задачах, таких как необходимость печати 2000 листов, их транспортировки и раздачи участникам актуальных версий документов. Согласно исследованию, которое проводили Департамент ИТ и системного управления, использование фото-копировальной бумаги сократилось на 80% по сравнению с этапом до внедрения электронных устройств. Конференц-зал, где сейчас установлены планшеты Wacom, используется для широкого спектра задач, в том числе регулярных встреч руководства, встреч глав департаментов, внутреннего обучения и семинаров для клиентов.

До внедрения мы немного беспокоились, что некоторые высшие чины будут плохо реагировать на отсутствие бумажных материалов на совещаниях. Но такого не произошло и все чиновники, даже участвующие впервые, справились с системой без проблем и остались довольны.

Упростив операции по управлению, такие как регистрация или допуск участников к материалам собрания, многофункциональное использование планшета в качестве входного устройства и монитора позволяет выполнять все необходимые операции в процессе встреч (например, перелистывание страницы или рукописные заметки прямо ручкой на экране). Благодаря своей функциональности и простоте система чрезвычайно популярна среди пользователей.

Банк также изменил формат типовых документов с файлов Word формата A3 на формат PowerPoint формата A4. Это было сделано для увеличение ясности и точности отображение документов и лучшей разборчивость текста на экране монитора. А также стандартизация материалов собраний сократила время, необходимое для их создания.

Мы не только продолжим внедрение электронных собраний в других отделах, но и хотим распространить отказ от бумаги на весь банк. Эта реформа повышает производительность бизнеса, упрощает его ведение и укрепляет безопасность.