Как сделать онлайн-встречи успешными при Remote Work. 7 советов

Онлайн-встречи. Их проводили, проводят и будут проводить.

И пусть многие вернулись в офисы, необходимость поддерживать физическое дистанцирование для здоровья означает, что до возвращения частых офлайн встреч может пройти довольно много времени. И даже со временем это не исключит онлайн общение на 100%.

Некоторые крупные технологические компании уже объявили о планах сохранить гибкий рабочий график до начала 2021 года. И если то же самое происходит в вашей компании, пора продумать идеальное место для работы из дома. Тем более близится зимний сезон, когда меньше всего захочется выбираться куда-то или добираться до офиса.

Несколько рекомендаций, как организовать успешные онлайн-встречи при удаленной работе. Проверили на себе

1. Найдите тихое место.

Мы не Капитан Очевидность. На самом деле этот пункт многие знают, спикеры со стажем уверены и… в эфире продолжаем слышать лай собак или голоса людей на заднем плане. Итак, поиск тихого места это #1

В идеале, выберите комнату с дверью, которую вы можете закрыть, и где не слышно проезжающих машин. Вам необходимо максимально уменьшить фоновый шум, особенно если вы планируете запись и использовать ее позже.

«А что кухня?» Если это самое лучшее место из всех, пожалуйста. Но, как и в офлайн, вынесите фуршет и воду за пределы, чтобы по действительно крайней необходимости тихо крадущийся член семьи не нарушил ваш идеальный фон и атмосферу.

2. Предупредите своих домашних и, возможно, соседей по дому.

Хотя мы прекрасно понимаем, что в многоэтажном доме со всеми договориться и предотвратить спонтанный ремонт или праздник невозможно. А вот то, что в ваших силах – сообщить домашним, что вы проводите и записываете веб-семинар/обучение. Это позволит им быть готовыми и свести фоновый шум к минимуму, подстраховать или предусмотреть что-то, что вы могли упустить (дверной звонок, ответить на звонок родителей, чтобы не беспокоились, и т.д.).

Когда большинство людей находится дома, у каждого, вероятно, есть свои задачи и заботы. Но если те, кто делит с вами общее пространство предупреждены, то они выберут другое время для встречи или телефонного звонка. Также, чтобы они не забыли, можете разместить табличку возле комнаты, в которой вы проводите веб-мероприятие.

3. Выберите подходящее программное обеспечение.

Использование правильного ПО для проведения онлайн-встреч может свести к минимуму стресс от попыток настроить и запустить его при работе из дома.

Что касается самой встречи, то такие функции как возможность поделиться своим экраном, управлять чатом и записывать, добавлять и делиться раздаточными материалами, показывать видео, приглашать других докладчиков, автоматически улучшают условия для организаторов. Также полезно иметь простые способы управления регистрацией участников, напоминаниями и электронными письмами по итогам, и т.д.

И да, не забудьте заранее запустить все системные обновления и проверить настройки автообновления ОС.

4. Обратите внимание на предметы вокруг себя и фон.

В большинстве случаев ваш домашний офис не будет выглядеть как комната, которую вы обычно используете на работе. Так что хорошо подумайте о том, что находится на заднем плане.

Если у вас идеальный интерьер и вы специалист по дизайну, или же фанат метода KonMari – отлично. А вот гладильная доска, холодильник или «временные» предметы, спрятанные в комнате в течение последних лет... – не тот фон.

Как вариант: используйте зеленый экран и виртуальный фон. Простая стена без элементов также позволит использовать виртуальный фон или быть естественным допустимым фоном за вами.

5. Подберите микрофон заранее.

Плохой звук снижает качество (факт), поэтому внимательно выбирайте микрофон. Если вы работаете из дома, вы, скорее всего, начнете со встроенного микрофона в компьютер или ноутбук. Некоторые из них производят чистый звук, но большинство – нет.

Использование гарнитуры или качественных наушников позволит сделать звук лучше. Но для действительно профессионального звука – и да, за это приходится платить – вам понадобится отдельный микрофон, вроде тех, которые нравятся блогерам и подкастерам. Они обеспечивают кристально чистый звук при минимальном фоновом шуме и могут действительно улучшить вашу запись.

6. Установите правильное освещение.

Сколько раз вы посещали виртуальную встречу, на которой некоторые участники имели подсветку? Или где отражение в очках скрывало глаза? Вы определенно не хотите, чтобы это происходило на вашей встрече онлайн. Если вы строите доверительные отношения с участниками, они должны четко вас видеть.

Поэкспериментируйте с размещением ноутбука, пока не найдете идеальное место в своей комнате. Как ни странно, в некоторых комнатах хорошо работать спиной к окну. Все дело в том, где находится солнечный свет. Конечно, вы можете вообще отказаться от естественного освещения и создать собственную подсветку. Легкий способ сделать это – использовать кольцевую подсветку. Это равномерно распределяет свет по комнате, сводя к минимуму тени.

7. Тест, тест, тест.

Когда вы сделаете все возможное, чтобы подготовиться к успеху, остается один последний шаг: протестируйте каждую часть настройки и инструментов для проведения, и убедитесь, что они работают.
Это включает:

• Убедитесь, что у вас установлена ​​последняя версия программного обеспечения для онлайн-встречи – вы же не хотите запускать обновление за пять минут до начала.
• Проверка того, что все функции программного обеспечения (например, запись, демонстрация экрана, чат, управление участниками и т. д.) работают.
• Убедитесь, что ваше интернет-соединение работает и стабильно, иначе вы можете получить медленное видео и плохое качество звука.
• Протестируйте свой звук и убедитесь, что вам нравится качество.

Если вас устраивают результаты тестов, значит вы готовы провести успешную онлайн-встречу из дома.

И про автообновления ОС в п.3. не забудьте.