Softprom Value Added Distributor

Управление совещаниями

Управление совещаниями - уникальная программа для проведения совещаний, планерок, отслеживания выполнения принятых решений и ведения полного архива.

Приложение Управление совещаниями 5.0.3 позволяет организовывать совещания, фиксировать результаты и вести контроль исполнения решений совещаний. Данное приложение доступно пользователям СЭД Docsvision 5.0 и ориентировано в первую очередь на регламентацию и упрощение процессов подготовки, проведения и исполнения решений совещаний. Для этого оно снабжено такими функциями, как: интеграция с календарем MS Outlook, автоматическое формирование и рассылка файла повестки, протокола и отчета по результатам совещания, рассылка заданий с возможностью контроля исполнения.

 

Кроме обеспечения полного жизненного цикла совещания от назначения до завершения исполнения всех решений, Управление совещаниями 5.0.3 дает возможность оценить и повысить эффективность проводимых совещаний за счет отчетов, включающих как общие статистические показатели по проведенным совещаниям, так и детальные данные по посещаемости совещаний и исполнению решений.

 

Ускорить процесс подготовки и фиксации результатов совещаний помогают полноценная интеграция с MS Exchange/Outlook, функции автоматической рассылки приглашений на совещания, автоматической генерации заданий по решениям совещаний, генерации файлов повестки, протокола и отчета. Данные файлы генерируются по настраиваемым шаблонам, что дает дополнительную возможность настройки представления информации.

 

К основным возможностям приложения Управление совещаниями 5.0.3 относятся:
  • Подготовка совещаний, включая автоматическое формирование файла повестки и рассылку уведомлений участникам совещания по электронной почте.
  • Интеграция с MS Exchange, включая создание и обновление собраний MS Outlook, а также создание совещаний Docsvision на основе собраний MS Outlook.
  • Подготовка и проведение периодических совещаний (планерок) и оперативных совещаний.
  • Отражение результатов совещаний с отметкой присутствия участников.
  • Автоматическое формирование протокола совещания с возможностью отправки его на согласование.
  • Рассылка протокола совещания по электронной почте участникам и заинтересованным лицам.
  • Автоматическое формирование заданий по решениям, принятым на совещании.
  • Редактирование автоматически сформированных заданий, формирование заданий вручную и рассылка заданий на исполнение.
  • Контроль исполнения решений совещаний с помощью отчетов по КИД.
  • Автоматическое обновление статистических показателей в информации о совещании, включая процент завершенных заданий и процент закрытых вопросов.
  • Доступ для исполнителя заданий к материалам совещания, относящимся к заданию.
  • Автоматический сбор отчетов по завершенным заданиям, выданным по решениям совещания. Собранные файлы отчетов доступны напрямую из совещания.
  • Формирование отчетов (в формате .docx) по результатам совещаний.
  • Оценка эффективности совещаний с помощью отчетов.
  • Формирование базы знаний по проведенным совещаниям.

 

Предоставление статистических отчетов по проведенным совещаниям, содержащих следующую полезную информацию: 

  • общее количество проведенных совещаний за период и их продолжительность; 
  • количество вопросов, участников, заданий созданных и завершенных по каждому совещанию; 
  • посещаемость совещаний с указанием количества совещаний, на которые был приглашен каждый сотрудник и количества посещенных им совещаний;
  • отклонение фактической длительности совещаний от запланированной;
  • коэффициент эффективности для каждого совещания, вычисляемый  как произведение доли рассмотренных вопросов и доли закрытых вопросов из рассмотренных;
  • список невыполненных заданий по совещаниям с указанием ответственных лиц.

 

Заказать консультацию